Dacă ai dedus măcar o dată o cheltuială despre care nu erai sigur că este deductibilă, nu ești singur. Dacă ești PFA în sistem real de impozitare, cheltuielile deductibile sunt cel mai puternic instrument pe care îl ai pentru a reduce baza impozabilă. Fiecare leu de cheltuială deductibilă, documentată corect, înseamnă impozit mai mic de plătit.
Regula fundamentală: o cheltuială este deductibilă dacă a fost efectuată în scopul obținerii de venituri din activitatea PFA și dacă ai documentul justificativ (factură fiscală, bon fiscal, contract).
1. Cheltuieli deductibile 100% (dacă sunt exclusiv profesionale)
Acestea reduc integral baza impozabilă, cu condiția să fie legate de activitate, documentate corespunzător și, pentru echipamente, folosite exclusiv în scopul activității economice. Nu există o regulă universală de „100% automat" — condiția de utilizare exclusivă contează.
| Categorie | Exemple concrete | Deductib. |
|---|---|---|
| Echipamente și tehnologie | Laptop, monitor, telefon dedicat activității, tabletă, cameră video/foto, microfon, imprimantă — integral dacă valoarea e sub 5.000 lei; peste acest prag, prin amortizare | 100%* |
| Software și licențe | Abonamente software (Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, antivirus, hosting site, aplicații specifice domeniului) — cheltuială curentă. Dacă achiziționezi un program sau o licență ca imobilizare necorporală, regula amortizării se aplică separat (art. 28 alin. (9)) | 100% |
| Formare profesională | Cursuri online, certificări, cărți de specialitate, conferințe, abonamente educaționale | 100% |
| Servicii profesionale | Contabil, avocat, consultant — plătite pentru activitatea PFA | 100% |
| Consumabile și birou | Hârtie, toner, cartușe, mobilier de birou dedicat activității (sub pragul de mijloc fix) | 100% |
| Internet și telefonie dedicată | Abonament internet sau telefon folosit exclusiv pentru activitate | 100% |
| Deplasări profesionale | Transport și cazare — pentru întâlniri cu clienți sau furnizori (cu documente). Diurna se acordă salariaților aflați în delegare; pentru titularul PFA nu este cheltuială deductibilă (art. 68 alin. (4) lit. h) acoperă doar cheltuielile de cazare și transport) | 100% |
| Marketing și publicitate | Google/Meta Ads, creare site, design grafic, sesiuni foto/video profesionale | 100% |
| Chiria spațiului profesional | Birou, atelier, studio — dacă ai contract de închiriere pe PFA | 100% |
*Peste pragul de 5.000 lei/mijloc fix, deducerea se face prin amortizare, nu integral în anul achiziției.
1bis. CAS și CASS — tratament separat, nu „cheltuială" clasică
Contribuțiile sociale datorate de PFA (CAS și CASS) nu sunt o cheltuială deductibilă în sensul clasic — nu ai nevoie de factură sau bon pentru ele. Ele au un mecanism propriu: se scad direct din venitul net pentru a obține baza de calcul a impozitului pe venit (bază impozit = venit net − CAS − CASS). Efectul e similar cu al unei deduceri, dar mecanismul de calcul e diferit de cel al unei cheltuieli operaționale (laptop, abonamente etc.) — de aceea le tratăm separat aici.
2. Cheltuieli deductibile parțial
Acestea sunt cheltuieli cu utilizare mixtă (personală + profesională). Pentru vehicule Codul fiscal prevede o limită de 50%; pentru celelalte categorii din tabel nu există un procent legal generic — se aplică regula generală a cheltuielii efectuate în scopul activității, repartizată proporțional și justificată cu documente.
| Cheltuială | Deductib. | Condiții |
|---|---|---|
| Autoturism — combustibil, asigurare RCA/Casco, reparații, ITP | 50% | Limita de 50% se aplică cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate cu masa maximă autorizată de cel mult 3,5 tone și cel mult 9 locuri (inclusiv șoferul), care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității — inclusiv rovinietă și alte cheltuieli de exploatare. Amortizarea nu intră în limita de 50% (art. 68 alin. (7) lit. k)), ci are regim propriu; tratamentul leasingului financiar nu îl pot confirma — verifică-l cu contabilul. Deducerea integrală (100%) este posibilă dacă vehiculul este folosit exclusiv pentru activitate, dovedit cu documente (foaie de parcurs, natura activității), sau dacă te încadrezi în excepțiile enumerate de Cod (de exemplu activități de intervenție, pază și protecție, curierat, agenți de vânzări sau de aprovizionare, transport public de persoane contra cost, prestări de servicii/închirieri/școală de șoferi sau bunuri deținute pentru comercializare). Amortizarea autoturismelor are o limită lunară de 1.500 lei/lună pentru vehiculele de tip M1, cu excepții (art. 28 alin. (14)). Este una dintre cele mai verificate zone la un control ANAF: documentează-te temeinic înainte să aplici 100%. |
| Telefon mobil | Proporțional | Nu există un procent legal fix. Deduci partea aferentă activității, pe baza unui criteriu rezonabil și documentat. 100% dacă abonamentul e dedicat exclusiv activității. |
| Internet | Proporțional | La fel ca la telefon — partea aferentă activității, justificată. 100% dacă e o conexiune separată, exclusiv pentru activitate. |
| Birou la domiciliu | Proporțional | Metodă de repartizare frecvent folosită în practică (nu o formulă prevăzută expres de lege): suprafața biroului ÷ suprafața totală a locuinței × cheltuieli totale (chirie/utilități). Exemplu: birou 12 mp, apartament 60 mp → 20% din cheltuielile locuinței. Păstrează documentele și justificarea metodei folosite. |
3. Ce NU este deductibil
Există cheltuieli pe care mulți PFA-uri le deduc greșit. Fiscul le verifică frecvent:
- Cheltuieli personale (cumpărături, vacanțe, îmbrăcăminte care nu e uniformă de lucru)
- Amenzile, dobânzile și majorările de întârziere datorate autorităților române sau străine, precum și bunurile confiscate (art. 68 alin. (7) lit. f)). Atenție la nuanță: penalitățile plătite unui partener comercial, în baza unui contract, nu intră aici — ele urmează regula generală a cheltuielii efectuate în scopul activității (iar art. 68 alin. (7) lit. f) are și o excepție proprie pentru sumele plătite în baza contractelor comerciale încheiate cu autoritățile)
- TVA pentru care ai deja dreptul de deducere (nu se deduce dublu)
- Cheltuieli fără document justificativ — fără factură sau bon, nu există deducere
- Sponsorizarea și mecenatul — din 1 ianuarie 2024 sunt expres nedeductibile pentru activitățile independente (art. 68 alin. (7) lit. k3) din Codul fiscal, introdusă prin OUG nr. 115/2023). Nu există un credit fiscal pentru sponsorizare la impozitul pe venit. Ca PFA poți sponsoriza, dar din bani impozitați. Singura cheltuială înrudită rămasă deductibilă limitat este cea pentru burse private, în limita a 5% din baza de calcul (art. 68 alin. (5) lit. a))
4. Documentele de care ai nevoie
Pentru PFA în partidă simplă, registrele și documentele justificative se păstrează minimum 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost întocmite (OMFP nr. 170/2015, pct. 1¹ introdus prin OMF nr. 1447/2023, art. II). Documentele care atestă proveniența bunurilor cu durată de utilizare mai mare de 5 ani se păstrează pe toată durata de utilizare. Nu am confirmat o obligație de 10 ani pentru PFA în partidă simplă; dacă ții registrele în format electronic, arhivarea XML cu sigiliul MF este o practică recomandată.
📄 Documente acceptate
- Factură fiscală — cel mai solid document; trebuie să fie pe numele PFA-ului (sau pe numele tău cu CNP) și să menționeze CUI-ul furnizorului
- Bon fiscal — poate fi document justificativ, dar nu în orice condiții. Regula cea mai des citată — bonul fiscal cu codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului, pentru achiziții de până la 100 euro — este o regulă de deducere a TVA, nu una de deductibilitate a cheltuielii la impozitul pe venit; cele două nu se confundă. Pentru impozitul pe venit contează condiția generală: cheltuiala să fie efectuată în cadrul activității independente și justificată prin documente (art. 68 alin. (4) lit. a) din Codul fiscal), documentul respectând cerințele privind documentele financiar-contabile (OMFP nr. 2.634/2015). Nu presupune că orice bon cu CNP/CUI e automat suficient — pentru sume mai mari, factura fiscală rămâne documentul cel mai solid
- Contract de prestări servicii — pentru servicii recurente (contabilitate, marketing etc.)
- Ordin de deplasare — pentru deplasări profesionale
- Stat de plată — dacă ai angajați
5. Cheltuielile deductibile și CAS/CASS — efectul în practică
Cheltuielile deductibile reduc venitul net, care este baza de calcul atât pentru impozit (10%), cât și pentru CASS (10%) și, indirect, pentru CAS. Efectul este cumulat:
Exemplu: ai 100.000 lei venituri brute și 25.000 lei cheltuieli deductibile (echipamente, software, contabil, marketing):
| Indicator | Fără cheltuieli | Cu 25.000 lei cheltuieli |
|---|---|---|
| Venit net | 100.000 lei | 75.000 lei |
| CAS | 24.300 lei | 12.150 lei |
| CASS (10%) | 10.000 lei | 7.500 lei |
| Baza impozit (venit net – CAS – CASS) | 65.700 lei | 55.350 lei |
| Impozit (10%) | 6.570 lei | 5.535 lei |
| Total taxe | 40.870 lei | 25.185 lei |
| Economie | — | 15.685 lei |
Cu alte cuvinte, 25.000 lei cheltuieli documentate au generat o economie fiscală de 15.685 lei — mult mai mult decât ai recupera doar din impozitul pe venit. Motivul: CAS nu se calculează proporțional cu venitul, ci în praguri fixe, pe trepte de venit net raportate la salariul minim (4.050 lei în 2026). Sub 48.600 lei (12 salarii minime) venit net, CAS e opțional. Între 48.600 și 97.199 lei, CAS este de minimum 12.150 lei. De la 97.200 lei în sus, de minimum 24.300 lei. „Minimum”, nu „fix”: baza este venitul ales de contribuabil, care nu poate coborî sub 12, respectiv 24 de salarii minime (art. 148 alin. (2) din Codul fiscal) — poți alege o bază mai mare, dacă vrei un stagiu de cotizare la un venit mai mare. În exemplul de mai sus, cheltuielile au scăzut venitul net de la 100.000 la 75.000 lei — exact suficient pentru a trece din treapta superioară (24.300 lei CAS) în cea inferioară (12.150 lei CAS), de unde și economia mare. Merită să ții evidența.
Ține evidența cheltuielilor fără bătaie de cap
Calculatorul Taxe PFA 2026 îți arată instant cum influențează cheltuielile tale reale impozitul, CAS și CASS — introdu cifrele și vezi economia calculată automat.
Vezi Ghidul PFA și Calculatorul →