Dacă ai dedus măcar o dată o cheltuială despre care nu erai sigur că este deductibilă, nu ești singur. Dacă ești PFA în sistem real de impozitare, cheltuielile deductibile sunt cel mai puternic instrument pe care îl ai pentru a reduce baza impozabilă. Fiecare leu de cheltuială deductibilă, documentată corect, înseamnă impozit mai mic de plătit.
Regula fundamentală: o cheltuială este deductibilă dacă a fost efectuată în scopul obținerii de venituri din activitatea PFA și dacă ai documentul justificativ (factură fiscală, bon fiscal, contract).
1. Cheltuieli deductibile 100% (dacă sunt exclusiv profesionale)
Acestea reduc integral baza impozabilă, cu condiția să fie legate de activitate, documentate corespunzător și, pentru echipamente, folosite exclusiv în scopul activității economice. Nu există o regulă universală de „100% automat" — condiția de utilizare exclusivă contează.
| Categorie | Exemple concrete | Deductib. |
|---|---|---|
| Echipamente și tehnologie | Laptop, monitor, telefon dedicat activității, tabletă, cameră video/foto, microfon, imprimantă — integral dacă valoarea e sub 5.000 lei; peste acest prag, prin amortizare | 100%* |
| Software și licențe | Adobe Creative Cloud, Microsoft 365, antivirus, hosting site, aplicații specifice domeniului | 100% |
| Formare profesională | Cursuri online, certificări, cărți de specialitate, conferințe, abonamente educaționale | 100% |
| Servicii profesionale | Contabil, avocat, consultant — plătite pentru activitatea PFA | 100% |
| Consumabile și birou | Hârtie, toner, cartușe, mobilier de birou dedicat activității (sub pragul de mijloc fix) | 100% |
| Internet și telefonie dedicată | Abonament internet sau telefon folosit exclusiv pentru activitate | 100% |
| Deplasări profesionale | Transport, cazare, diurnă — pentru întâlniri cu clienți sau furnizori (cu documente) | 100% |
| Marketing și publicitate | Google/Meta Ads, creare site, design grafic, sesiuni foto/video profesionale | 100% |
| Chiria spațiului profesional | Birou, atelier, studio — dacă ai contract de închiriere pe PFA | 100% |
*Peste pragul de 5.000 lei/mijloc fix, deducerea se face prin amortizare, nu integral în anul achiziției.
1bis. CAS și CASS — tratament separat, nu „cheltuială" clasică
Contribuțiile sociale plătite de PFA (CAS și CASS) nu sunt o cheltuială deductibilă în sensul clasic — nu ai nevoie de factură sau bon pentru ele. Ele au un mecanism propriu: se scad direct din venitul net pentru a obține baza de calcul a impozitului pe venit (bază impozit = venit net − CAS − CASS). Efectul e similar cu al unei deduceri, dar mecanismul de calcul e diferit de cel al unei cheltuieli operaționale (laptop, abonamente etc.) — de aceea le tratăm separat aici.
2. Cheltuieli deductibile parțial
Acestea sunt cheltuieli cu utilizare mixtă (personală + profesională). Legea stabilește procente fixe sau calcule proporționale.
| Cheltuială | Deductib. | Condiții |
|---|---|---|
| Autoturism — combustibil, asigurare RCA/Casco, reparații, ITP | 50% | Regula generală pentru vehicule cu utilizare mixtă (personal + profesional) este 50%. Procentul exact și condițiile de deducere integrală (100%) depind de prevederile Codului fiscal și de dovezile concrete de utilizare exclusiv profesională (foaie de parcurs, contract, natura activității) — este una dintre cele mai verificate zone la un control ANAF, documentează-te temeinic înainte să aplici 100%. |
| Telefon mobil | 50% | Dacă același număr/abonament este folosit și personal. 100% dacă e un număr dedicat exclusiv activității. |
| Internet | 50% | Dacă conexiunea este și personală. 100% dacă e o conexiune separată, exclusiv pentru activitate. |
| Birou la domiciliu | Proporțional | Formula: suprafața biroului ÷ suprafața totală a locuinței × cheltuieli totale (chirie/utilități). Exemplu: birou 12mp, apartament 60mp → 20% din cheltuielile locuinței. |
3. Ce NU este deductibil
Există cheltuieli pe care mulți PFA-uri le deduc greșit. Fiscul le verifică frecvent:
- Cheltuieli personale (cumpărături, vacanțe, îmbrăcăminte care nu e uniformă de lucru)
- Amenzi și penalități (nu sunt deductibile prin definiție)
- TVA pentru care ai deja dreptul de deducere (nu se deduce dublu)
- Cheltuieli fără document justificativ — fără factură sau bon, nu există deducere
- Sponsorizările (se pot deduce printr-un mecanism separat, nu direct din venit net)
4. Documentele de care ai nevoie
Regula generală actuală (Legea nr. 36/2023): registrele contabile și documentele justificative se păstrează minimum 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite. Excepții: documentele pentru mijloace fixe se păstrează pe toată durata de amortizare (poate depăși 5 ani), iar situațiile financiare anuale se păstrează 10 ani.
📄 Documente acceptate
- Factură fiscală — cel mai solid document; trebuie să fie pe numele PFA-ului (sau pe numele tău cu CNP) și să menționeze CUI-ul furnizorului
- Bon fiscal — regula depinde de tipul și valoarea cheltuielii: pentru combustibil sub 100 euro (la cursul BNR din ziua anterioară), bonul fiscal cu CUI-ul înscris este obligatoriu pentru deductibilitate; pentru alte cheltuieli curente mici, cerințele pot diferi. Nu presupune că orice bon cu CNP/CUI e automat suficient — verifică regula specifică tipului de cheltuială, iar pentru sume mai mari, factura fiscală rămâne documentul cel mai solid
- Contract de prestări servicii — pentru servicii recurente (contabilitate, marketing etc.)
- Ordin de deplasare — pentru deplasări profesionale
- Stat de plată — dacă ai angajați
5. Cheltuielile deductibile și CAS/CASS — efectul în practică
Cheltuielile deductibile reduc venitul net, care este baza de calcul atât pentru impozit (10%), cât și pentru CASS (10%) și, indirect, pentru CAS. Efectul este cumulat:
Exemplu: ai 100.000 lei venituri brute și 25.000 lei cheltuieli deductibile (echipamente, software, contabil, marketing):
| Indicator | Fără cheltuieli | Cu 25.000 lei cheltuieli |
|---|---|---|
| Venit net | 100.000 lei | 75.000 lei |
| CAS | 24.300 lei | 12.150 lei |
| CASS (10%) | 10.000 lei | 7.500 lei |
| Baza impozit (venit net – CAS – CASS) | 65.700 lei | 55.350 lei |
| Impozit (10%) | 6.570 lei | 5.535 lei |
| Total taxe | 40.870 lei | 25.185 lei |
| Economie | — | 15.685 lei |
Cu alte cuvinte, 25.000 lei cheltuieli documentate au generat o economie fiscală de 15.685 lei — mult mai mult decât ai recupera doar din impozitul pe venit. Motivul: CAS nu se calculează proporțional cu venitul, ci în praguri fixe, pe trepte de venit net raportate la salariul minim (4.050 lei în 2026). Sub 48.600 lei (12 salarii minime) venit net, CAS e opțional. Între 48.600 și 97.199 lei, CAS este fix 12.150 lei. De la 97.200 lei în sus, CAS este fix 24.300 lei. În exemplul de mai sus, cheltuielile au scăzut venitul net de la 100.000 la 75.000 lei — exact suficient pentru a trece din treapta superioară (24.300 lei CAS) în cea inferioară (12.150 lei CAS), de unde și economia mare. Merită să ții evidența.
Ține evidența cheltuielilor fără bătaie de cap
Calculatorul Taxe PFA 2026 îți arată instant cum influențează cheltuielile tale reale impozitul, CAS și CASS — introdu cifrele și vezi economia calculată automat.
Vezi Ghidul PFA și Calculatorul →